У архівному відділі міської ради зберігається 65470 справ

05.06.2014   07:40 —

Про роботу архівного відділу Чернігівської міської ради інформував на розширеній міській нараді начальник відділу Геннадій Крисько. Він повідомив, що архівний відділ Чернігівської міської ради створено 19 червня 2002 року шляхом реорганізації міського державного архіву, що працював у м. Чернігові з 1 жовтня 1930 року.

Згідно із структурою, затвердженою рішенням міської ради, архівний відділ є виконавчим органом без статусу юридичної особи. До складу відділу входить трудовий архів. Дві посадові особи місцевого самоврядування відділу відповідають за роботу з документами Національного архівного фонду (далі - НАФ), три – за роботу трудового архіву.

Архівний відділ в межах своєї компетенції забезпечує реалізацію на території міста державної політики у сфері архівної справи і діловодства; здійснює поповнення НАФ документами, що мають місцеве значення; приймає на зберігання до трудового архіву документи від ліквідованих установ, підприємств та організацій міста, які не мали правонаступників; забезпечує облік та зберігання архівних справ; використання інформації з них для потреб фізичних і юридичних осіб.

Відділ здійснює свою роботу відповідно до річних планів розвитку архівної справи у місті та планів роботи відділу на рік, затверджених секретарем міської ради.

У архівному відділі в 623 фондах зберігається 65470 справ.У тому числі:в 79 фондах з документами НАФ – 19512 справ та у 544 фондах трудового архіву – 45958 справ. З них: 35405 – з кадрових питань.

За 2013 рік та перший квартал 2014 року до відділу від 79 юридичних осіб, що перебували у процесі ліквідації, надійшла на зберігання 5351 справа.

У відділі зберігаються документи НАФ міської ради за 1971–2003 роки, Деснянської районної у місті Чернігові ради за 1974-2000 роки, Новозаводської – за 1974–2001 роки, управління архітектури та містобудування міської ради за 1944-2007 роки, а також справи з кадрових питань (особового складу) 544 ліквідованих юридичних осіб, які не мали правонаступників та передали документи до міської ради. Одиниці зберігання зазначених фондів користуються найбільшим попитом.

Документи НАФ міської ради, ухвалені до 1971 року, зберігаються у Державному архіві Чернігівської області, а після 2003 року – у загальному відділі міської ради.

Архівні справи з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб зберігаються 75 років у архівах підприємств, установ та організацій або їх правонаступників.

Архівний відділ міської ради розташований у чотирьох приміщеннях загальною площею 640,1 кв. м. З них:
- 104 кв. м по вул. Магістратській, 7 – два архівосховища з документами НАФ та робоча кімната;
- 225,5 кв. м по вул. Мстиславській, 8 – робоча кімната та шість архівосховищ;
- 108,5 кв. м. кв. м по вул. Коцюбинського, 74 – робоча кімната та п'ять архівосховищ;
- 202,1 кв. м по вул. Шевченка, 50 – робоча кімната та три архівосховища.

Приміщення по вул. Шевченка, 50 отримане відділом у кінці травня поточного року для розміщення документів Публічного акціонерного товариства "Чернігівське Хімволокно", яке завершує ліквідаційну процедуру. Наразі закінчується ремонт приміщення та встановлюється стелажне обладнання.

За поданням відділу видано розпорядження міського голови від 09.01.2014 № 3-р "Про архівну справу та упорядкування в 2014 році документів юридичних осіб міста Чернігова – джерел формування НАФ" та від 08.05.2014 № 77-р "Про внесення змін до розпорядження міського голови від 28 серпня 2013 року № 141-р "Про затвердження Положення про експертну комісію та складу експертної комісії архівного відділу Чернігівської міської ради".

Уточнені списки юридичних осіб – джерел комплектування та формування Національного архівного фонду. До списків внесено 45 юридичних осіб міста.

Однією з головних проблем у нашій роботі є значне зростання архівних справ, що надходять на зберігання до відділу. Якщо документи НАФ, які повинні нам передавати 40 юридичних осіб, можуть тимчасово понад встановлені строки зберігатися у їх власних архівах, то документи юридичних осіб, які завершують ліквідаційну процедуру і не мають правонаступників, відділ зобов'язаний прийняти на зберігання.

За п'ять останніх років до архівного відділу надійшло понад 20 тисяч справ від більш ніж 200 ліквідованих юридичних осіб. З 2002 року кількість документів, що надійшли на зберігання, збільшилась втричі. А у 2014 році, після прийняття близько 16 тисяч справ Публічного акціонерного товариства "Чернігівське Хімволокно", яке завершує ліквідаційну процедуру, у відділі буде зберігатися 81,5 тисячі страв.

У 2013 році згідно з міською Програмою розвитку архівної справи на 2013-2015 роки відділу передано додаткову посаду головного спеціаліста та витрачено близько 200 тисяч грн. на капітальний ремонт приміщень по вул. Мстиславській, 8 та вул. Магістратській, 7.

Відділом забезпечується оперативне вирішення питань, порушених у зверненнях громадян, неухильне дотримання графіку їх приймання. За 2013 рік відділом розглянуто 2297 звернень громадян, що на 311 звернень більше, ніж за 2012 рік. За перший квартал поточного року до нас звернулися 826 громадян, з них 65% щодо документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих юридичних осіб відносно надання архівних довідок про заробітну плату, стаж роботи та витягів або архівних копій наказів; 35% - щодо документів НАФ для отримання архівних довідок, копій документів, витягів із рішень міської, районних у місті рад, їх виконавчих комітетів, розпоряджень міського голови про введення будинків в експлуатацію, надання житла, земельних ділянок, реєстрацію юридичних осіб, обрання депутатами міської, районних у місті рад та інших окремих фактів.

За минулий рік посадовими особами відділу надано 345 консультацій щодо складання номенклатур справ, описів, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб міста. У першому кварталі поточного року надано 109 таких консультацій.

У минулому році 127 посадовим особам місцевого самоврядування, державним службовцям, краєзнавцям, працівникам правоохоронних органів, іншим користувачам надано для ознайомлення у відділі 839 архівних справ. За перший квартал поточного року 43 особи отримали для ознайомлення 288 справ.

За 2013 рік та перший квартал 2014 року розглянуто 105 документів, що надійшли від органів державної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та 421 лист від юридичних осіб. З них: 166 - щодо документів НАФ, 85 - щодо розгляду документів юридичних осіб на засіданнях експертної комісії архівного відділу та 170 - щодо документів трудового архіву.

За 2013 рік проведено дев'ять засідань експертної комісії архівного відділу міської ради. На засіданнях розглянуто 284 документи 138 юридичних осіб:
- 6 положень про архів та 12 про експертну комісію;
- 5 інструкцій з діловодства;
- 33 номенклатури справ на 5462 статті/заголовка;
- 174 річні розділи описів на 2974 справи з особового складу та на 1656 справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання 92 юридичних осіб;
- 51 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ 50 юридичних осіб по 2034 позицій на 126978 справ.

У поточному році на чотирьох засіданнях експертної комісії архівного відділу міської ради розглянуто 222 документи 85 юридичних осіб міста.

За архівними документами підготовленота розміщено у робочій кімнаті відділу виставки архівних документів "З історії архівного відділу Чернігівської міської ради", "Україна: серпень-вересень 1991 року" та "Чернігів під час окупації німецько-фашистськими загарбниками" (09.09. 1941-21.09.1943).

Для інформування про роботу та надання консультацій з питань архівної справи і діловодства архівний відділ використовує офіційний веб-портал Чернігівської міської ради та електронні адреси – arhiv@chernigiv-rada.gov.ua, archivm@ukr.net.

На офіційному веб-порталі розміщено інформації про архівну справу і діловодство; архівний відділ та трудовий архів; вимоги до складання номенклатур справ, положень про архів та експертну комісію; про впровадження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації; про порядок заповнення паспорту архіву юридичної особи; зразки бланків архівних документів; списки юридичних осіб – джерел формування НАФ та списки фондів, що зберігаються у відділі; Перелік типових документів; Правила роботи архівних установ;інші матеріали, що стануть у нагоді архівістам та громадянам, які цікавляться архівною справою і діловодством.

Г. Крисько визначив також проблемні питання, які потребують вирішення. Зокрема: приміщення відділу площею 575,1 кв. м потребують охоронно-пожежної сигналізації та засобів пожежогасіння. У чотири приміщення відділу для виготовлення архівних копій, довідок та витягів із документів необхідні багатофункціональні пристрої (принтер, сканер, ксерокс) та комп'ютери. Для розміщення документів, що надходять на зберігання, необхідні металеві стелажі та інші.