Як зберегти лад на робочому столі: 8 принципів

21.07.2019   09:44 — Агенцiя

Хаос на робочому місці знижує продуктивність, адже багато залежить саме від простору, в якому ми працюємо. А коли під завалами обгорток, кавових стаканчиків та минулорічних календарів неможливо знайти потрібний документ – це ще і марна трата цінного часу. Отже: як зберігати лад на столі?

Політика чистого столу

Просте правило, яке допомагає впорядкувати не тільки простір навколо себе, а і думки. Якщо предметів забагато, ми неусвідомлено розпилюємо увагу на все, що потрапляє до нашого поля зору. Тому речей має бути мінімум.

Згідно з цим принципом, необхідно залишати на робочому місці тільки ті речі, які нам необхідні. Наприклад, комп’ютер, діловий щоденник, документи, які будуть використовуватися саме сьогодні. Максимум одна приємна «дрібничка» – наприклад, сімейне фото, улюблений кактус або інша річ.

Прибирання усього зайвого корисно проводити щовечора. У деяких компаніях таке правило загальнокорпоративне – тобто обов’язкове для усіх співробітників. Якщо в офісі за працівниками не закріплені робочі  місця, це додатково мотивує на захаращувати свій простір.

До речі, аналогічним принципом варто керуватися і під час організації робочого столу на комп’ютері: видаляти зайві папки, зручно розміщувати та сортувати документи. Це зекономить купу часу.

Смітник

Важливий атрибут, який дозволяє зберігати чистоту робочого місця та одразу позбутися всього непотрібного – записів, обгорток, стікерів, зламаних олівців тощо. Інакше непотріб накопичується та заважає зосереджуватися.

Альтернатива папірцям

Багато працівників за звичкою користуються різнокольоровими стікерами, проте ця практика не завжди ефективна. Коли папірці накопичуються, вони не виконують свою функцію – нагадування, а навпаки, плутають господаря. До того ж, якщо їх багато, це створює справжній різнобарвний хаос. Є сенс розмістити в полі зору єдиний стікер, щоб додатково фокусуватися на пріоритеті в роботі у певний день. Загалом набори стікерів доцільно замінити на щоденник або інший органайзер, який акумулює увагу, а не розпилює її.

Органайзери для речей

Якщо ви досі працюєте з великим обсягом паперових документів, варто розробити систему, яка дозволяє їх класифікувати. Наприклад, це можуть бути підписані папки, коробки, лотки для вхідних та для вихідних документів (або інших категорій, з якими маєте справу). Головне – щоб будь-який документ можна було швидко знайти.

Речі, які не потрібні щодня, можна розмістити в шухлядах робочого столу. Або навіть перенести в інший кінець кабінету: офісні працівники забагато сидять, і пройтися хоча б кілька метрів не завадить. До того ж, можливість на хвилинку відволіктися від проблеми дозволяє «переключитися» та знайти нове рішення. В «далеку шухляду» варто покласти не тільки нетермінові документи, книжки тощо, а і зайву канцелярію – навряд чи на столі потрібно одразу 15 ручок.

Ще одна корисна річ – коробочка або корзинка для дрібниць, які час від часу потрапляють до нашого простору, а викинути одразу не дозволяє звичка. Таку ємність необхідно регулярно «перетрушувати» і спустошувати.

Графік прибирання

Бліц-клінінг варто проводити щовечора – перед тим, як іти додому: викинути сміття, підготувати усе необхідне для наступного робочого дня, ідеально – зробити невеличке вологе прибирання.

«Генеральне» прибирання також необхідно проводити регулярно – наприклад, щомісяця, перед відпусткою, Новим роком – у кожного свій графік. Якщо ж сформувати звичку не накопичувати непотріб, необхідність у таких ревізіях просто зникне.

Система 5S

Ця методика організації робочого простору є інструментом бережливого виробництва, проте застосовувати її основні принципи може кожний працівник – зокрема, в офісі. Система передбачає 5 кроків:

1. Seiri, сортування. Необхідно зібрати непотрібні для роботи речі, щоб утилізувати їх або розмістити в місці зберігання, але не на робочому столі.
2. Seiton, дотримання порядку. Основна ідея – залишити в робочому просторі тільки потрібні предмети, визначити для кожного оптимальне місце і розмістити так, щоб зручно було дотягнутися.
3. Seiso, дотримання чистоти. Тобто регулярне прибирання.
4. Seiketsu, стандартизація процесу. Перші три кроки необхідно зробити звичкою, а отже – виконувати систематично. Якщо цими принципами вирішено користуватися усією командою – корисно підготувати інструкцію або візуалізацію та розмістити її на видному місці.
5. Shitsuke, удосконалення порядку і дисципліна. Згідно з цим принципом, правила безпеки, чистоти, акуратності робочого місця треба виконувати системно і постійно перевіряти результат.

Перехід у «цифру»

Безліч функцій, що виконуються за допомогою речей, якими завалений робочий стіл, можна оцифрувати, тобто реалізувати за допомогою додатків. Наприклад, планувати, фокусуватися, навіть використовувати ідею зі стікерами. Якщо опанувати ці корисні можливості – на робочому столі стане більше вільного місця.

Ліміт на прикраси

Оздоблювати своє робоче місце можна і навіть корисно: дослідження свідчать, що рослини, фотографії родини та інші варіанти персоналізації робочого місця дозволяють працювати ефективніше. Наприклад, за даними дослідження оглядача BBC Capital Джона Кроулі – на 15%, зокрема тому, що так люди відчувають контроль над власним простором. Проте необхідно знати міру: якщо стіл перетворюється на звалище магнітів, листівок та інших кумедних-милих дрібниць, працювати буде складно. Оптимально мати на столі не більше 1-3 важливих особистих речей.

джерело